Jeder Ordner hat seine Aufgabe
Der Großteil der Computernutzer arbeitet mit einem Posteingang der immer voller wird. Warum ist das so? Im analogen Leben gehen wir an den Briefkasten, leeren ihn aus und sehen uns die einzelnen Briefe, Karten oder andere Postwurfsendungen an. Wir treffen eine Entscheidung – aber niemals diejenige, die Briefe im Briefkasten liegen zu lassen, oder?
Das heisst, der Posteingang in unserem E-Mail-Programm ist und bleibt ein temporärer Aufenthaltsort. Wir holen die Mails ab und machen ihn leer.
Wohin denn nun mit den Mails – Entscheide sofort!
Gewöhne dir ein einfaches System an. Sehr einfach.
Ist die Mail nach dem Lesen erledigt (zur Kenntnis genommen) und muss in keiner Form vorgehalten werden, ab in den Papierkorb.
Ist die Mail nach dem Lesen und evtl. Beantworten erledigt und muss in keiner Form vorgehalten werden, ebenso ab in den Papierkorb.
In den Erledigt-Ordner kommen die Mails die erledigt sind aber noch aufgehoben werden sollen.
Ist die Mail mit dem Erstellen einer Aufgabe, dem Vereinbaren eines Termins etc. verbunden, so wandert sie in die Aufgaben, bekommt einen Termin und landet nach der Erledigung ebenso im Erledigt-Ordner. Bis es soweit ist, kann sie im Warten-Ordner „warten“.
Manchmal ist die E-Mail Bestandteil eines größeren Projektes und kann erst später in den Erledigt-Ordner wandern. Bis dahin, ab in den Temporären Ordner.
Mehr Ordner brauchen wir nicht: Papierkorb (haben wir eh), Erledigt, Warten, Temporär.
Denke bei jeder Mail gleich
Kannst du sie löschen?
Musst du sie delegieren, d.h. weiterleiten?
Kannst du sie archivieren?
Musst du sie bearbeiten? Das muss sehr schnell gehen – sonst musst du eine Aufgabe daraus machen.
Musst du sie terminieren, d.h. für die Bearbeitung eine eigene Deadline setzen?
Und denk mal dran, was ein voller Posteingang mit dir macht.
Du kennst das Gefühl, wenn du dich bei deinem E-Mail Konto anmeldest und der Posteingang voll ist? Es kann fürchterlich überwältigend sein. Und es ist oft eine Aufgabe, die man so gerne vor sich herschiebt. Doch damit musst du aufhören!
Noch einmal unsere drei Tipps:
1️. Erlaube es nicht mehr, dass dein Posteingang zur To-Do-Liste wird. Besonders in stressigen Zeiten mag das verlockend erscheinen, aber in den meisten Fällen hat man am Ende doch noch mehr Arbeit als zuvor. Stattdessen gehe lieber proaktiv an Dinge heran – was ist wirklich wichtig und was kann geschehen?
2️. Sei strukturiert: Sortiere Mails in Ordnern, nutze Filterregeln oder archiviere bestimmte Nachrichten. Das hilft dir, schneller Mails zu finden und Leseaufwand einzusparen.
3️. Nutze Fokuszeiten: Plane regelmäßige Blöcke von 2 bis 4 Stunden in der Woche, wo du dich nur mit E-Mails beschäftigst – am besten immer zur gleichen Uhrzeit. So behältst du den Überblick und hast trotzdem noch genug Zeit für andere Aufgaben.
Es ist erfrischend und motivierend für uns alle, abends einen leeren Posteingang vorzufinden – staune also nicht, welche Kraft dir die Digitalisierung gibt!